入居者募集活動には大きく分けて3つの要素があります。これらを的確に行うことで空室を速やかに埋めることができます。

オーナーさまの空室をより多くの人の目に止まるようにします。仲介会社も相当の数がありますが、その仲介会社すべてに管理物件の空室を扱ってもらえるよう活動します。

「経営代行型」の管理会社は、大手各社すべての仲介店・営業マンを利用するので、自社の仲介店を必要としません。「仲介管理一体型」の管理会社は、仲介手数料（両手）を得ることも目的としているため、基本的に空室情報を外部に公開せず、自社で客付けをしようとします。しばらく空室期間が続いた後、やっと外部に情報を提供しますが、少しでも自社の利益を確保するために入居促進費全額を支払わないケースもあります。その時点ではすでに数ヶ月が経過しており、結果、家賃を下げる以外の提案ができないというのが現状です。

当社では募集スタート時から情報を一斉にすべての業者に提供します。
そうすることで、いち早く入居者を決めることが可能です。仲介店は入居者側の立場ですが、管理会社はオーナーさま側の立場で空室対策を提案し、できるだけ最大限の利益を確保できる方法を考えます。

ツインライフの目的は、空室を埋めることです

その具体的な方法として以下のような手段を用います。

このメール、ファックス、DMでのアピールは非常に効果があります。一度も訪問していない、面識の無い仲介会社から入居申し込みが入ることも頻繁にあります。また、メール・Fax・DMを送っておくことで、実際に訪問したときに認知されていて相乗効果が高まります。

情報のみのやりとりではなく、最終的には人と人との関わりの深さがモノを言います。特に決まりにくい物件の場合は訪問を重点的に行う必要があります。同時に徹底したヒアリングも行います。部屋を決めるために不足しているものはないか、現場の営業マンの意見を聞きます。そこで得た情報は必要であればオーナーさまにお伝えし、賃料の値下げや設備の追加などの対策を取ります。空室の期間はそのままオーナーさまの損失の期間ですので、早急な対応が必要になります。

4.インターネット

レインズ、ポータルサイト（SUUMO・HOME’S）によるアピールです。レインズは不動産業者のみが閲覧できる、売り物件や賃貸物件が登録されているデータベースです。当社はここにすべての物件情報を掲載します。毎日空室情報を更新し、自社の管理物件が上位に表示されるような工夫もしています。

さらに自社ホームページからは空室情報を提供しており、入居申込書、保証会社審査申込書、賃貸借契約書などをPDFでダウンロードできるようにしています。これによって営業マンの手数を減らし、入居希望者を紹介してもらいやすい環境を整えています。
このようにあらゆる手段を使って間口を広げ、賃貸仲介会社から入居希望者を紹介してもらう機会を増やす仕組みを構築しています。

賃貸仲介会社に空室情報を扱っていただいた後、それを部屋探しをしている人にどうやってアピールするか。それは営業マンに推薦してもらうほかありません。入居希望者が最初から「この物件を紹介してください」と指名するケースもありますが、ほとんどの場合、営業マンからの推薦によって入居者が決まります。数ある空室の中から自社の物件を薦めてもらえるか、これが客付けのポイントとなります。紹介できる物件が山のようにあるこの大空室時代において、入居希望者にどの物件を紹介するかは賃貸仲介の営業マン次第です。オーナーさまの代理の立場としては、いかに自分の物件を紹介してもらえるような関係にするかが重要となります。

賃貸仲介の現場では案内数がなければ空室は埋まりません。空室は実際に見てもらわなければ契約もあり得ません。つまり、部屋を何人の入居希望者に見てもらったかが鍵になります。新規入居者の数は次の式で決まります。

その物件に何人の案内があったかという案内数に対する成約率を表す歩留率を掛けた数字が成約数です。案内数を増やし歩留率を上げることが成約数を上げることにつながります。
空室が埋まらない場合の多くは、そもそもその部屋への案内がほとんどないということです。リフォームをしても設備を改善しても空室が埋まらない理由のひとつです。空室を埋めるためには、まずは案内数を増やすことが必要です。業界の歩留率は一般的に20%前後と言われています。5件中1件決まる計算になりますが、入居が決まらない部屋はこの案内がなされていない可能性があります。逆に5件案内していても決まらない部屋はその部屋自体になにか問題があると考えられます。その原因を究明し対策を講じる必要があるでしょう。

しかし、案内される物件の中に入ったとしてもそれだけで入居者が決まるわけではありません。やはり営業マンにおすすめ物件として推薦してもらうことが必要であり、これによって歩留率を高めることができます。
物件を案内する現場では、優秀な営業マンは物件紹介の段階から「どの物件に決めてもらうか」ということをあらかじめ考えた上で物件の紹介をしています。ABCの3つの物件を紹介する場合、Aに決めてもらうことを前提としながら、比較対象としてBCの物件を紹介しているということです。Aが最も良い物件に見えるよう、Aより劣る他の物件を選び案内するのです。この時、Aが「決め物件」であり、Bは、「比較物件」、Cは「当て馬物件」となっています。オーナーさまの中には「自分の物件に案内があるのになかなか決まらない」という方が少なくないのですが、そうした物件は「当て馬物件」にされている可能性が高いと言えます。このような場合、いくら案内されたとしても入居者が決まることはありません。

案内数を増やすことはもちろんですが、いかに自分の物件を「決め物件」として紹介してもらえるかが、歩留率を高める上で必要不可欠であるということがおわかりいただけるでしょう。そしてそのためには、優秀な営業マンと良い人間関係を構築できるかどうかが重要になってきます。そのための方法として欠かせない対策には以下のようなものがあります。

1.入居促進費を支払う

営業マンの給料には歩合給（インセンティブ）が含まれますが、その歩合給を上げるためには売上を上げる必要があります。つまり、営業マンから推薦されるためには、入居促進費を支払うことが基本となります。成約しても売上にならない物件を紹介してもらえることはありえません。逆に少し入居促進費を高めに設定するだけで優先的に案内してくれるようになります。営業マンは入居促進費が多く入る事がわかっていたら、賃料が少々高めでも一生懸命紹介してくれるということです。入居促進費は空室を埋めるためには必須です。リフォームなどに多額な費用を掛けるよりも、入居促進費に資金を投下したほうが費用効果が高いといえます。

オーナーさまが支払う入居促進費の相場は、基本的には家賃の何ヶ月分という形で算出されます。ある程度人気のエリアの場合、通常は家賃の1ヶ月分ということが多いです。空室率の高いエリアは入居促進費も高くなります。この入居促進費は入居者を獲得するための必要コストと考えるべきです。需要が供給を上回っていた時代は入居促進費というものは存在しませんでしたが、空室が増えた現代では常識となりつつあります。このコストを多めに支払うことで客付けが有利になります。空室期間の賃料のマイナスを考えると、その分を上乗せして入居促進費を支払ったとしてもメリットがあるといえます。

また、契約の手続きが煩わしくないことも重要です。部屋の鍵なども管理会社にわざわざ取りに行かなければならないような物件は敬遠されがちです。手間が掛かり、業務的にも非効率です。契約書もわかりやすくシンプルな文言にする必要があります。営業マンにとっては特殊な言葉をいちいち説明するのも面倒だからです。さらに、入居後のクレームに対する配慮も必要です。営業マンは入居者からのクレーム処理を非常に嫌がります。そこに利益はありませんし、時間も取られてしまうのでなるべくクレーム処理はしたくないと思っています。ですので、クレームが発生しないようにすることと、クレームが発生したときは速やかに対応することが求められます。

通常の退去予告は1ヶ月前となりますので、まだ入居中の場合でも入居希望者に営業ができます。ですので、空室期間の短縮にもなるわけです。さらに、パッケージ化しているので大量に施工することで工事単価の引き下げにもなります。